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民生无小事，枝叶总关情。在民生改善的宏大叙事中，有这样一些“小切口”的故事，正悄然改变着职工们的生活。山西省建筑科学研究院集团有限公司，作为山西省建筑领域的重要力量，一直以来不仅专注于建筑项目与科研创新，更将目光投向了关乎职工迫切所需的细微之处。近日，一系列“小切口”民生实事在其推动下逐步落地，为职工带来实实在在的便利与温暖。接下来，让我们一同走进这些故事，探寻背后的民生温度与企业担当。

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的运营模式正经历着深刻的变革。为了紧跟时代步伐，提升自身竞争力，自2024年2月起，按照领导统一安排部署，山西省建科院集团持续发力，大力推进业务流程在OA系统中的线上化。

效率提升，突破时间与空间限制

曾经，公司的线下纸质审批流程较为繁琐复杂，一份签批单常常需要在不同部门、不同层级的人员之间来回传递，员工需要在不同楼宇、各个楼层和不同的办公室之间奔波，工作效率低下。如，过去一个用于投标保证金缴纳的借款申请，从填写纸质借款单，到财务部门批准、分管领导批准直至最终获批，平均需要1-2个工作日，而一些重要的业务审批，甚至可能需要一周以上的时间。

借款单流程图

如今，OA线上流程的全面实施改变了这一局面。仍以借款申请为例，员工只需在OA系统中发起借款申请流程，填写相关信息，系统便会按照预设的规则，自动将申请推送给对应的部门负责人和相关分管及主管领导。部门负责人或公司领导无论身处办公室还是外出办公，只要通过OA手机客户端、平板、电脑等终端设备登录OA系统，就能随时随地进行流程查看和审批操作。审批结果实时反馈给员工，整个过程高效快捷，一般十几分钟内就能完成审批。后台数据显示，自OA系统上线以来，借款申请获批平均时长缩短至半小时以内，其他业务审批周期也大幅缩短，整体工作效率显著提升。

减负增效，工作井然又有序

在传统的办公模式下，员工需要手动填写大量的纸质表格，如合同评审单、采购申请单等，易出错且填写过程繁琐。同时，管理人员需要花费大量时间对这些纸质文件进行整理、归档和查阅。此外，纸质文件在传递过程中，丢失、损坏的情况时有发生，责任难以界定。申请人无法实时了解审批进度，只能反复催促。

现在，借助OA系统的电子表单功能，员工只需在线填写相关信息，系统会自动进行格式校验和逻辑检查，大大降低了出错率。而且，所有的审批记录和文件都在系统中自动保存，方便随时查阅和追溯。流程参与人员和管理人员可以通过系统实时查看各项工作的审批进度和执行情况，无需再花费大量时间去整理和统计数据。员工们也能够将更多的精力投入到核心业务中。

打破流程“肠梗阻”，持续关注流程优化

OA线上流程实施后，还有个重要工作是根据使用反馈，实现对流程的优化。例如，在收入合同评审流程的使用过程中，业务部门反映由于在职能部门签批环节采用了层层审批的串行方式，导致评审周期过长，不利于业务工作的开展。基于这一问题，公司相关分管领导与相关部门沟通后对流程进行了调整，将职能部门签批环节改为并行会签的方式，并在市场部盖章前转至流程发起人重新进行合同文本的确认调整，这样，既缩短了合同评审周期，又保证了合同审签的质量，取得了很好的优化效果。

再如，由于公司的业务特点，公司用印审批流程较为复杂，在流程配置和试运行期间，相关人员与公司领导和员工经过反复沟通，梳理和明确了业务需求，并不断精简优化，最终实现较好的使用效果。如，对集团领导已审签过的资料、市场部已备案的招标文件、要求对方支付的相关结算资料等，特别开辟了“绿色通道”，即由用印申请人填写表单提交后即可直接用印，避免大量重复审批工作，大大提高了业务部门同事的工作效率。

用印申请单流程图

用印申请单使用说明图示例

筑牢根基，引领数字化转型新征程

至2025年7月底，公司的OA线上运行流程数已超过90个，关键部门流程及关键业务流程实现了100%的线上化。仅7月份OA流程线上运行实例数已超过1500条。

OA系统流程线上化，为公司的数字化转型奠定了坚实的基础。它作为公司数字化生态系统的重要组成部分，让公司内部的信息流、资金流流动更加顺畅。

未来，组织的运营模式将全面向线上迁移，今后，我们将继续深化OA系统及其他数字化应用，不断探索创新，借助数字化的力量，让山西省建科院集团在激烈的市场竞争中乘风破浪，驶向更加辉煌的明天！